OBJETIVO: Definir los criterios generales para el manejo de datos personales de trabajadores, clientes y proveedores de ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES garantizando el derecho a la privacidad, actualización y rectificación de la información compilada de los titulares de los
datos personales

BASE LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La política de tratamiento de la información se establece en cumplimiento de la ley de Habeas Data Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales, Decreto 1377 de 2013, los artículos 15 y 20 de la Constitución
Política; capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, Circular 01 del 08 de noviembre 2016. LEY 527 DE 1999:
Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Decreto 886 de 2014: Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de
Bases de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y donde quienes actúen como responsables del tratamiento de datos personales, deberán registrar sus bases de datos siguiendo las instrucciones de este decreto.

ALCANCE: Esta política será aplicable para todos los datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de ESERPLEX SAS estableciendo las responsabilidades de ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES y sus
trabajadores respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales.

DEFINICIONES:
Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

Dato Público: Es uno de los tipos de datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre
otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia,
comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.

Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado

Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones
sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Responsable de Administrar las Bases de Datos

Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos especifica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos.
Oficial de Protección de Datos: Es la persona natural que asume la función de coordinar la implementación del marco legal en protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento determinado por el encargado por cuenta del responsable.

CONTENIDO DE LA POLÍTICA:
Que la EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES, ESERPLEX S.A.S. en su condición de responsable de manejo de información, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste.
Identificación del responsable del tratamiento de la información:

Razón Social:
NIT: 830134947-6
Dirección: Carrera 62 # 5 A -35
Correo Electrónico: info@eserplex.com talentohumano@eserplex.com
Teléfono:(571) 2603284

Principios aplicables para el Tratamiento de la información: ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES, aplicará los principios que se mencionan a continuación:

En cumplimiento de los principios de legalidad, finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de ESERPLEX S.A.S.se circunscribirá a datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son requeridos y recogidos acorde a la normatividad vigente. No se podrán
recolectar datos personales sin autorización del titular, Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley.

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación laboral, se tiene por tanto la obligación de mantener la confidencialidad y transparencia de los
datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades con la facultad legal de solicitarla.

ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES, en cumplimiento de los principios de legalidad y veracidad debe garantizar información completa, actualizada, comprobable, veraz y clara. No se manejarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES, tiene la obligación de mantener la seguridad, acceso y circulación restringida de los datos personales y solo podrán acceder las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los Datos Personales se manejarán
adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

FINALIDAD DE LA POLÍTICA DE RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES se busca Establecer los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales según las disposiciones de la norma, salvaguardando los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares. el
tratamiento de datos podrá incluir la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE EMPLEADOS Y EX EMPLEADOS, FAMILIARES DE LOS EMPLEADOS: Esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado, contactos en casos de emergencia, actividades empresariales, etc.

Al momento del ingreso a ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES de trabajadores nuevos con contrato laboral, es requisito que, al momento del inicio de sus labores asignadas, manifiesten conocer, aceptar y aplicar las Políticas de Protección de Datos Personales.

Para dar por finalizado el proceso de vinculación de un nuevo empleado en Actualícese, es necesario garantizar la firma del trabajador para la aceptación de la presente política.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE CLIENTES: Se recolecta a través de la información suministrada por los clientes o a través de canales públicos, para que ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos, registros de productos, de obligaciones. Atención de solicitudes, peticiones y reclamos hecha por el titular de la información o por sus causahabientes.

Por consiguiente, el cliente acepta que ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES lo contacte por diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto a su celular, correo electrónico y redes sociales, para ofrecerle información.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE PROVEEDORES: La información solicitada y suministrada por los proveedores, se obtendrá para permitir el cumplimiento de obligaciones comerciales o contractuales a cargo de ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES, con el objeto
de adquirir productos o servicio como insumos para el funcionamiento según la razón social de ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE EMPLEADOS DE CONTRATISTAS, Y/O CONTRATISTAS. La información recolectada será transmitida directamente por los contratistas que prestan servicio en instalaciones.

TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS Y DE VIDEOVIGILANCIA: esta información es recolectada y suministrada por los titulares, o en medios de grabación de seguridad con fin único de servir como prueba en una instancia judicial. El tratamiento de datos como huellas digitales, fotografías, videos y
demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley de Protección de datos, esta información no se publicará, ni compartirá para fines diferentes a los autorizados por la ley, así como para garantizar el control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y en general, para garantizar la seguridad en las instalaciones de ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE ACCIONISTAS: La información se obtendrá directamente de los accionistas. El tratamiento de estos datos permite a ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES cumplir con las obligaciones a los accionistas, pago de dividendos.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE VISITANTES: la información que suministran los visitantes a manera de control de acceso, es registrada a la empresa por quienes manejan su planilla de ingreso, buscando obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas
que ingresan a la zona y a las instalaciones de La Empresa de servicios plásticos ESERPLEX

ACTUALIZACIÓN BASE DE DATOS: Las políticas y procedimientos aplican a la Base de Datos que maneja ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley. Se información se actualiza acorde a la obtención de los datos, de conformidad
con lo señalado en la ley 1581 de 2012.

DEBERES DE ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: los titulares de los datos personales, son las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de ESERPLEX S.A.S.

EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES, De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales está realizando el Tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados al encontrar que sus datos se encuentran parciales, incorrectos, inexactos,
incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o sea expresamente prohibido.
2. Ser informado por ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, y las garantías constitucionales y legales.

4.Solicitar prueba de la autorización otorgada a ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS
FLEXIBLES.
6. Acceder y consultar de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

ACTUALIZAR, CORREGIR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS DEL TITUAR: el titular de los datos personales puede solicitar a ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES, : info@eserplex.com talentohumano@eserplex.com que sus datos personales tratados sean actualizados, corregidos, rectificados o suprimidos, si así lo desea o si considera que existeincumplimiento a cualquiera de los deberes en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente Política.

Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o supresión, el Titular debe tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:

1. Nombre completo e identificación del titular de los datos.
2. Descripción detallada de los hechos que dan lugar de la solicitud.
3. Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto.
4. Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección, rectificación o
supresión).
5. Y si considera necesario adjuntar documentos que soporten la solicitud (este punto es opcional).

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que sustente su petición. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el
cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Recibida la solicitud del Titular de los datos personales con los puntos correctamente diligenciados para tramitarla de manera al responsable el encargado del tratamiento, dará respuesta en quince (15) días hábiles contados a partir del día de recepción de la solicitud para atenderla.

De no cumplir el Titular con los puntos correctamente diligenciados para tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento, se le solicitará al Titular (interesado) la corrección de los requisitos dentro de los siguientes cinco (5) días a la fecha de recepción. Al transcurrir quince (15) contados a partir de la fecha, desde que se le solicita al Titular el cumplimiento de los requisitos establecidos, y no obtener respuesta alguna o insistir en el procedimiento equivocado, se asimilará como desistimiento de la solicitud.

Si por parte de ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES, no ha sido posible dar respuesta a la solicitud dentro del término señalado, se le informará al Titular (interesado), listando y detallando los motivos por los cuales no fue posible atender su solicitud y notificándole la fecha en la
que será resuelta.

REVOCAR LA AUTORIZACIÓN PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES: En cualquier momento el titular de los Datos Personales puede revocar la autorización para el tratamiento de sus Datos Personales suministrados a ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES; siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual; para ello debe gestionar la solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, detallando el objeto de su solicitud. 

FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: el nombramiento de una persona al interior de la empresa para el manejo de datos personales cumple con las siguientes funciones:

1. Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos personales.
2. Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.
3. Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
4. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
5. Cumplir las instrucciones y los requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN: el tratamiento de la información por parte de ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES requiere del consentimiento libre, expreso e informado del titular de los mismos, se dispuesto de mecanismos para obtener la autorización de los titulares garantizando la verificación y el otorgamiento de dicha autorización. Estos
mecanismos son: Por escrito, diligenciando un formato de autorización para tratamiento de la información entregado por ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES. De forma oral, a través de conversación telefónica o video conferencia.?

ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES establece que la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, será conservada, utilizando mecanismos digitales y reglas de seguridad necesarias para mantener el registro de la forma y fecha, se implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o
mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa para tal fin.

Seguridad de la información y medidas de seguridad, en desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, se adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS: ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción, protección, almacenamiento y confidencialidad de los Datos Personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en caso pertinente.

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE BASE DE DATOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO: ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que debe entregar a las autoridades competentes.

VIDEOVIGILANCIA: ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES informará a sus trabajadores y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la videovigilancia en sitios visibles.

ESERPLEX S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES cuenta con un sistema de videovigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos al interior empresa, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los trabajadores y personas naturales. Manifestando que la información recolectada solo se utilizará con fines de seguridad de los trabajadores, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba
en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.
Los archivos obtenidos de la videovigilancia se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad con todo el rigor necesario para tal fin y solo tiene acceso el personal de la alta dirección, en cuya vinculación se firmó el acuerdo de confidencialidad.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA: La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de ESERPLEX
S.A.S. EMPRESA DE SERVICIOS PLASTICOS FLEXIBLES.